デイサービスの稼働率をアップさせるための方法 欠席対策についてもご紹介!

デイサービスの稼働率アップは、黒字経営する上での絶対条件です。稼働率向上や売上アップのためには計算上、利用者を増やすこと、増回してもらうこと、欠席対策すること、滞在時間を伸ばすこと、加算取得などの方法があります。個別機能訓練加算などの加算算定をし、競合他社に負けないデイサービスづくりが可能となります。平成30年度介護報酬改定に負けない安定したデイサービス経営について一緒に考えていきましょう。

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デイサービスの稼働率とは

デイサービスの稼働率の計算式

デイサービスの稼働率とは「事業所毎に利用できる最大人数に対して何%利用されているか」を示すものであり、営業利益に大きく影響します。デイサービスの稼働率の計算式は上記で示すように「1ヶ月の延利用者数÷利用定員数×1ヶ月の営業日数」となっています。

【事例】

定員40名の事業所で1月(営業日数25日)の利用者数が900名だった場合

稼働率=900÷25×40=0.9

となり、稼働率90%の超優良施設であることがわかります。

デイサービスの人件費率

デイサービス(通所介護)の人件費率(人件費割合)を見てみると、介護事業収益に対する割合は55.8%となっています(介護事業経営実態調査、平成26年)。他方、月間の延利用者数が600人を超えると利益率は10%を上回り、900人以上の事業所では17.4%であるというデータからも平成30年度の介護報酬改定では大規模事業所のデイサービスの基本報酬の値下げ方向であるとされています。

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通所介護の経営を安定的に行うためには介護報酬改定動向を意識しつつ、主要業績評価指標(KPI)および経営指標を見ながら事業を行っていく必要があります。本稿では平成30年介護報酬改定を目前に再度重要な経営指標を整理しつつ、今後の経営戦略および経営課題について考えていきます。

稼働率アップと人件費、加算取得が今後の課題

稼働率が平均以上のエリアは黒字施設が多いものの、赤字施設も一定数分布していることがわかります。調査では図の左上「A群」が小規模事業所、右上「B群」が通常規模以上の比較的大きい施設として分けられており、事業所規模別で売上アップのためには以下の対策をとる必要があることを示しています。

定員数が少ない事業所

提供時間を長くする

加算を算定する

定員数が多い事業所

人員配置・人件費とのバランスをとること

これらの状況を見据え、国は平成30年度介護報酬改定では「生活機能向上連携加算」を新設したり(人材不足を補完するための外部連携)、労働生産性の向上を目指すことが重要であると述べているのです。

画像出典/参考文献

独立行政法人福祉医療機構:平成27年度老人デイサービスセンターの経営状況について

デイサービスの稼働率における課題

デイサービス稼働率アップを前提に、加算を算定していくことが介護保険の変化に対応する方法であることは間違いありません。なぜなら、加算というのは国が誘導したい方向性に対してつけているからです。しかしながら、上述の通り人を新たに採用し、稼働率アップを目指した運営が経営面でベストな選択とは限りません。というのも、人を採用すれば、一人当たりの業務負担が減りスタッフの労働量は減ります。しかし、長期的な視点で見てみると一人当たりの労働生産性は落ちているので、長期的に見た際にスタッフの給与が上がりづらくなる要因になりかねません少数精鋭という言葉の通り、配置基準を満たす人員かつ労働生産性を高める事業所こそ、経営的にもスタッフのためにも、利用者様のためにも良いサービスが展開できると確信しています。

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デイサービス稼働率アップのための戦略

稼働率アップ

デイサービス稼働率アップのための戦略を考えるためには、経営者は会社の経営者として考える時間が必要です。介護の現場では、経営者が管理者として、現場のスタッフとして働くことも少なくありません。そのため現場で働く経営者においては、 どうしても業務以外のところについてのプランが疎かになりがちです(考える暇がないというのが現状です)。企業の方向付け、つまり「戦略」を立てなければなりません。この戦略をどうするかによって会社の命運が決まります。

よくデイサービス経営者の中に、経営を「管理」だと考えておられる方がいますが、「管理」は正しい方向付けである「戦略」があって機能するものです。戦略が間違った方向になっているのに、徹底した管理を行ってしまうと、崖っぷちにすぐに到達してしまうことさえもあります。貴社のデイサービスの「戦略」を正しくなされることが、成功する大前提であり必要条件なのです
これを前提とし、以下の項目をしっかりと押さえた上で、デイサービスの稼働率アップにとりかかりましょう。

営業プラン

良いデイサービスを作っても、ケアマネ様や地域の方々に知られていなければ利用者様がたくさん来てくれるとは限りません。
特に立ち上げたばかりのデイサービスや他事業所と同じようなサービスをしていてはなかなか集客ができないものです。必ず繁盛すると経営者は期待しますが、 少なくとも固定の利用者様を獲得するまでは、デイサービスの営業は必須だと言えます。

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採用プラン

介護現場は慢性的な人手不足です。特に専門的スキルを持った資格である看護職やリハビリ専門職はなかなか集まりません。また、このような人財は専門的知識を兼ね備えているため、チームとしての安心感につながるだけでなく、個別機能訓練加算の人員配置に影響を与え、収益にも影響を及ぼします。しかも、せっかく採用できても、流出してしまうことも多く、しっかりと採用プランを立てておく必要があります。

教育・マネジメント

いい人材を採用しても、彼らの潜在能力を引き出し、さらに伸ばすためには、教育の機会が必要となります。
経営者自らが教育する場合もあれば、研修・セミナーなどの外部のサービスを活用する場合もあるでしょう。
継続的にサービスを洗練化し、マニュアルを整えてサービスレベルを一定にすることも必要になります。

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利用者様満足度の向上

デイサービス事業所は絶えず進化が必要です。利用者様があなたのデイサービスをなぜ利用しているのか明確にし、「サービス満足度No1」を目指していくことが重要です。全てにおいて他社よりも優れている必要はありません。限られた資源の中で、自分たちの強みを見出し、利用者様に満足してもらえるサービスを一貫して行えるようにしましょう。

ただし、新メニューの開発(進化)も重要です。利用者様から「このメニュー飽きたよ」という発言はまさにマンネリ感を感じさせています。一貫したメニューが8割、新規メニューが2割と言う具合に常に進化し続けるデイサービスを目指すことが重要です。

従業員満足度の向上

経営でよく言われる「ES」です。 満足度を高めるためには、自主性を尊重することが有効だと言われるています。給料を上げたり、口先だけで褒めたりするよりも、スタッフさんたちのことをよく知り、働きやすい環境づくりをすることが本質的に重要となります。

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競合分析

自社のデイサービスの中身だけを見ていては、稼働率アップには限界があります。
同じ地域に有名なデイサービスやデイケア施設、評判の事業所の情報は常にチェックする必要があります。ケアマネージャー様から情報を得るのも良いですし、地域の経営者の集まりに出向くのも良いでしょう。
自分たちのサービスに欠けているものを俯瞰的に観察し、思いもよらない自デイサービス改善のヒントに気づくことも多いのではないでしょうか。

リスクマネジメント

デイサービスに通所される利用者様のほとんどは高齢者になります。お病気を持っている方も多く、転倒リスクや誤嚥リスクのある方も多いのが現状です。リスクマネジメントは利用者様の「安心・安全」を守るためにも、介護事業所の信用を高めるためにも、運営上必須の課題です。

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デイサービス稼働率アップの対策

デイサービス稼働率アップの対策

デイサービスの稼働率アップを計画する際、まず思い浮かぶのが「ケアマネージャー様」への営業なのではないでしょうか。
しかし、デイサービスの営業先にはケアマネだけでなく、他にもあることを認識しておかなければなりません。それでは、デイサービスの営業も含め稼働率アップのための方法について一緒に考えていきましょう。

稼働率アップ対策|営業

デイサービスに勤務する私たちにとって営業はあまり得意な分野でない方も多いと思います。しかし、現場レベルの課題や分析、利用者様の望むこと抽出し、関わり方一つで利用者様のモチベーションアップをすること。このような技術には自信はありますか?もし「Yes!」であれば、それだけで十分です。それをわかりやすくケアマネに伝えましょう。

というのも、リーフレットやパンフレットはケアマネに毎回お見せするものではなく、新店舗をオープンした際や初対面のケアマネにお渡しする際に便利なだけです。インターネットで「チラシ 作成」と検索していただければ、激安で作成可能ですし、本質的な問題になりません。もっとも重要な営業方法はケアマネに対し「適切に利用者様情報」を伝えることです。

デイサービスでは毎月のルーティンワークとして、ケアマネに利用者様情報(モニタリング)を伝えていると思います。利用者様ごとにデイサービスの利用状況や関わり方のポイントや変化をわかりやすく記載していきましょう。そのモニタリング自体が読みやすくわかりやすいものであればあるほど、ケアマネはその利用者様と同じような方を紹介してくれます。つまり、利用者様事例デイサービス事例となり、新規の利用者様を紹介してもらえる好循環を生むようになるのです。

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デイサービスの集客アップに重要な営業方法と営業戦略についてまとめてご紹介します。

デイサービスの集客営業活動で新規利用者を増やす具体的な方法

デイサービス(通所介護)では営業や集客の戦略を立て、効果的なパンフレット、チラシ、ネットやホームページ・ブログ、パンフレット作成、チラシ配布、ポスティング、健康教室や交流会、ケアマネージャーを対象にデイサービスで勉強会を開催などの方法戦術で利用者を増やす活動をします。

稼働率アップ対策|欠席者対策

デイサービスの稼働率を上げるためには、営業を行い新規顧客を獲得することが全てではなく、キャンセルを減らすことが非常に重要となります。

お休みの多い利用者様であれば、以下の方法を試してみてください

リスト化 お休みが多い方をリストアップし、理由を記載します
事前電話 前日に「何時にお迎えに行きます」と行った電話を確実に行う
振替利用 お休みがあった場合に「振替をしませんか?」と振替利用を促進する
皆勤賞 お休みが少ない方には「皆勤賞」としてメダルや賞状を用意し、日々の頑張りを讃え、インセンティブ(動機付け)を与える

一般的に新規利用者を増やすためのコストは、利用者様の維持のコストと比較し、5~25倍高いという結果もあり、利用者様継続を無視して新規利用者獲得を続けるとコスト高(稼働率が低下したり、営業のための業務が増えてしまう)となり、事業成長が止まってしまう可能性が高くなってしまいます。

逆に現在の利用者数が少なくてもキャンセル率や辞める利用者様が少なければ、事業は今後伸びる可能性が十分にあると理解してください。

参考文献

The Value of Keeping the Right Customers,ハーバードビジネスレビュー,2014

稼働率アップ対策|利用者満足度アップ

稼働率アップ対策|利用者満足度アップ

稼働率アップ対策のためには新規営業やキャンセル率ダウンだけでなく、利用者満足度を高めることが極めて重要となります。

前述した通り、利用者様があなたのデイサービスをなぜ利用しているのか明確にし、「サービス満足度No1」を目指していくことが重要です。全てにおいて他社よりも優れている必要はありません。サービスの「選択と集中」を行い、全てを満遍なく高めようとするのではなく、注力する部分と競合と同等レベルにする部分を明確に分けてサービスを展開していきましょう。

では、利用様満足度を高めるためには何から始めればいいかについてお伝えします。

利用者様に対し「元気になったら何をしたいか。そのためのストーリーをつくること」が重要です。それが個別機能訓練計画書や通所介護計画書の「目標」となりなります。例えば皆さまの事業所にも、たくさんの高齢者が来ているでしょう。その利用者様お一人お一人の人生に合わせて、 サクセスストーリーを一緒につくっていくことが利用者様満足度を高めることにつながります。

しかし、利用者様に目標を伺っても「特にない」という回答が得られることは少なくありません。高齢になり目標を見つけることは難しく、目標がない人に対して無理にリハビリを進めることはよくないでしょう。しかし、悲しいことに元気になることを諦めている人が多いのも事実としてあります。

だからこそ、スタッフが一丸となって利用者様に「元気になってもいいかも」と思ってもらえるように、利用者様と一緒に目標を見つけるためのプロデュース力が必要になります。それが利用者様満足度を高めるための最短最速の方法となります。

 

デイサービスの経営や運営は様々な視点から行っていくことが重要だといえます。これまでのやり方に加えて、稼働率アップさせるための営業戦略や、より業務効率化・生産性向上に貢献するITツールの導入などを検討していってもよろしいのではないでしょうか。

これら経営や運営に関する記事を一挙にまとめていますので、該当する記事を読んでいただき少しでも参考にしていただけたらと思います。

→→ 【完全保存版】デイサービス経営改善・運営・営業戦略・ITツール・実地指導・接遇に関する記事まとめ|随時更新

 

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著者プロフィール

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Rehab for JAPAN代表取締役社長。法政大学大学院(CSR専攻)卒業し、政策学修士を取得。作業療法士として、在宅介護(通所介護・訪問看護)や医療機関(救急)など現場経験をした後、株式会社Rehab for JAPANを創業した。主な書籍として『幸せな職場の作り方』ラグーナ出版、2014(共著)などがある。

~筆者の想い~
介護報酬マイナス改定や職員不足など介護経営は厳しい時代です。介護事業所を強くし、安定した介護経営をしていくためには業務効率化のためのIT導入や集客アップのための営業戦略、他社サービスとの差別化などが重要です。介護経営者様・管理者様向けに「介護経営のノウハウ」や「介護マネジメント」についてわかりやすく解説します。

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