残業時間が従来の5分の1に削減。仕事が楽しくなった。

医療法人久生会

福田恵弘(管理者)、看護師

課題
  • 書類作成に時間がかかり、残業時間が問題になっていた
  • 個別機能訓練計画書の目標設定に悩んでいた
結果
  • 残業時間が大幅に削減され、現場に関わる時間が増えた
  • 機能訓練の重要性が伝わり、職員の意識が変わった
  • ケアマネジャーからの事業所の取り組みがよく伝わると評価頂けた
  • 社名・事業所名:医療法人久生会 山本クリニック(通所介護)
  • 所在地:和歌山県海南市
  • 定員数:45名
  • 専門職:看護師在籍

和歌山県海南市にある「山本クリニック(通所介護)」は、半日コース20名、1日コース25名の定員数で運営しているリハビリ特化型の通所介護事業所です。

職員は17名在籍しており、機能訓練指導員を兼ねた看護職員の3名(うち非常勤1名)が各コースを担当して業務を行っています。

山本クリニック(通所介護)では、「重くない、無理のない、座ったままできるパワーリハビリテーション」として、歩行困難な方や介護度の高い方でも無理なく介護リハビリが行えるのが特徴の事業所です。

今回は「山本クリニック(通所介護)」の管理者を務める福田さんと、リハプランを活用する看護師さんにお話を伺いました。

時間内に計画書作成が追いつかず、残業が常習化。職員の負担が顕著に。

個別機能訓練加算の算定を初めたばかりの頃は、当然リハ職のような知識もなかったので、長期・短期目標の決め方であったり、そもそも何が必要項目なのか分からなかったりと、悩みながら計画書作成を行っていました。

最初はなんとか運用が回っていたのですが、利用者数が増えていくなかで、時間内に計画書作成が終わらない日々が続いていました。
特に、一部のスタッフの残業がかなり増えてしまったり、個別ケア会議でケアマネジャーに「ケアプランに沿った計画書ができていない」と怒られてしまったりと、大変困っていました。

そのような中で、「短時間で個別機能訓練計画書の作成ができる」というリハプランに出会いました。

残業時間が従来の5分の1に削減。機能訓練のための時間が取れるようになった。

管理者の福田さん

リハプランを導入することで、通所介護計画書と個別機能訓練計画書の作成にかかる時間が格段に減りました。
導入前と比べると残業時間はおよそ5分の1に削減でき、「書類業務の負荷を減らして、利用者と向き合えるようになった」と思っています。

また、アセスメントさえできていれば、簡単に必要な書類が漏れなく作成できるので、スタッフの経験年数に関係なく作成できるのではないかと思っています。

タブレットで介護記録を入力することで業務分担が実現

リハプランの操作画面はシンプルで分かりやすく、介護記録もタブレットから簡単に入力できるようになりました。これをきっかけに業務分担が出来るようになり、スタッフのみんなも、タブレットでかんたんに記録ができるようになったと好評でした。

看護師の働き方が大きく変わる。「ーー仕事が楽しくなった。」

書類作成時間が格段に減ったことに加え、半日コースの計画書を2人で分担して作れるようになり、現場に携われる時間が増えたことは大きな変化です。特に私(看護師)は、「自宅でできる介護リハビリ」と題して、リハプランの運動マニュアルから選んだ運動をパワポで作成して、毎月利用者様にお渡しできるようになりました。

資料の中には、リハプランに在籍している理学療法士の方に、リハビリの注意点などを確認し、より医学的な知見のもとで実施できるようにしています。

利用者様も運動を楽しみにされており、画面を見て一生懸命運動されています。痒い所に手が届くような指導ができるようになったと個人的には感じています。

また、お渡しした運動メニューを「家でやったよ!」って言ってもらえたり、実際に運動をしていただいている様子をみて、とても嬉しく思っています。

そういった声を頂けるようになり、仕事が楽しくなったなって思ってます。

一部ではExcelでの計画書作成も続いたが、最終的にはリハプランで作成するように

実はもう一人の看護師さんが担当している一日コースでは、リハプラン導入から半年間は、操作が難しいことを理由に、引き続きExcelでの計画書作成を続けていました。

一日コースは半日コースと比べて利用人数が多くはなかったので、当初は運用が回っていたのですが、利用人数の増加に加えてLIFE関連加算の算定を始めたことにより、計画書作成とLIFE提出を時間内に仕上げることが難しくなりました。

これはまずいと思い、私(福田)の方でリハプランでの計画書作成に一気に切り替えたのですが、自分でもスムーズに作成できたのには驚きました。
そしてこのことがきっかけになり、今ではもう一人の看護師さんもリハプランを使って計画書作成を行えるようになりました。

職員の機能訓練に対する意識やケアマネからの評価が変化

リハプラン導入前は計画書に書かれている意図や意義を伝える時間がなかなか取れず、機能訓練指導員以外のスタッフが機能訓練を行う必要性を十分感じていなかったように思っていました。

余裕をもって計画書作成ができるようになったことで、事前にスタッフに対して機能訓練の意図をきちんと伝えられるようになりました。
今では、利用者様一人ひとりにしっかりと時間を使って、各スタッフが説明できるようになり、機能訓練の大切さを身近に感じることができていると思います。

最近では、スタッフMTGで「次の機能訓練は◯◯が良いのでは?」という意見がでるようになり、自分たちがしていることの重要性を感じているように感じています。

「事業所のやっていることがよく伝わります」とケアマネから評価

以前怒られてしまったケアマネジャーからの評価も上々です。

通所介護計画書や個別機能訓練計画書を通じて、「利用者様の目標設定や事業所のやっていることがよく伝わってきた」と評価頂き、「今後もこの形で作ってくれるんですよね?」と言ってもらえたのは嬉しかったです。

前回作成分からのコピー機能や文例の候補があるのが非常に良い

リハプランの機能で気に入っているのは、前回作成分(帳票)からのコピー機能です。

計画書作成時に、前回作成した計画書から情報をコピーできるのが嬉しいですね。以前は計画書をさかのぼって確認しなければならなかったので、非常にスムーズに作成できて便利です。

加えて、実施状況や満足度、実施後の変化といった項目では、文例から選んで文章を書くことができるので非常に役に立っています。真っ白な状態から文章を書くのは大変ですが、きっかけの文章があるおかげで、利用者様のことを想像しながら文章を書くことができます。

LIFEへの情報提出も、期日が来たらすぐにできる

LIFE関連加算としては、個別機能訓練計画書Ⅱと口腔機能向上加算Ⅱを算定していますが、期日が来たらすぐに提出できるので、すごく楽です。

別事業所で仲の良い管理者が手入力でLIFEへの情報提出を行っているのですが、月末になるとすごく大変だと言っていたので、「そんなことしなくてもいいのに」っとリハプランを教えた所、導入することにしたようです。

地域にエビデンスのある機能訓練を伝えていきたい

地域にエビデンスに基づく運動教室のようなものをやりたいと考えており、専門職が携わったような体操を提供したいという気持ちを強くもっています。

例えば、YouTubeの動画などを見せながら機能訓練を行ったり、利用者一律で提供するような体操では、利用者一人ひとりに合わせた機能訓練になっておらず、それを行うことの根拠がないような気がしています。
特に、一人ひとりのペースに合わせた指導ができないのも問題だと思っています。

実際に行うのは大変ではあるものの、エビデンスに基づき、一人ひとりに適した機能訓練を、その方のペースに合わせながら適宜指導していくことが非常に重要だと思っています。

地域にエビデンスのある機能訓練を提供していくことを通じて、海南市や近隣の市町村の皆様、そしてケアマネジャーに認知していただき、パワーリハビリテーションを広めていけたらと思います。

そして、たくさんの利用者様が毎日楽しく誇りを持って、自立した生活を過ごすことができるようになればと考えています。

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