個別機能訓練計画書の作成は「職種ごとに業務分担」することでうまく運用できる

デイサイービス(通所介護)における加算「個別機能訓練加算」。この加算を算定する上で必須な個別機能訓練計画書ですが、作成に時間がかかることや管理運営にとても苦労するお話をいただきます。今回この記事では、そのような事業者様に向けて、これまでリハプランを導入してうまく運用できている内容をご紹介しながら説明をしていきます。

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デイサービスの加算の1つに「個別機能訓練加算」があります。個別機能訓練加算を算定するには、人員基準を満たしている必要がもちろんありますが、運営していく上で3ヶ月に1回以上個別機能訓練計画書を作成する必要があります。

よくある声の中に、「計画書作成が大変」「時間がかかる」といった声が多く聞かれますが、業務効率のためには誰かが全て担うのではなく、スタッフがそれぞれ得意な部分を担うようにすると非常に効率よく仕事が進みます。

弊社サービス「リハプラン」を導入していただいている事業者さまの導入事例の中にも、「計画書作成の業務分担」を行うことで非常にスムーズに計画書作成が行えるようになったというお話を聞いています。

今回この記事では、個別機能訓練計画書の運用方法についてリハプランの実際の導入事例を踏まえてお伝えしていきます。

 

個別機能訓練計画書は誰が作ってもよい

個別機能訓練計画書

個別機能訓練計画書を作成するというと、多くの方が機能訓練指導員が作成する書類と思いがちです。ですが、実際はそうではなく、「利用者ごとに心身の状況に応じた上で、他職種共同で作成をする」と厚生労働省からも提示されています。

個別機能訓練加算
画像出典:通所介護療養通所介護(参考資料)

つまり、決まった誰かが作成をする義務はありません。むしろ、利用者さまにサービスを提供するにあたり、スタッフみんなで、他職種みんなで計画をたてていきましょう。というメッセージが込められています。

よって、個別機能訓練計画書は機能訓練指導員だけが作る必要はなく、他職種含めたスタッフ全員で話し合って作り上げていくことが重要となります。

 

個別機能訓練計画書を作成する部分を職種ごとに分担する

個別機能訓練計画書を作成する部分を職種ごとに分担する

他職種みんなで作成をしていくといっても、介護職員の方が機能訓練の部分を書くのは専門家ではないため難しいのが現状です。

では、どのように運用していけばいいのでしょうか。

ここで1つの例を挙げますので、参考程度に読んでみてください。

個別機能訓練計画書の「基本情報」の部分は、氏名・生年月日・疾病・合併症・障害名・本人家族の希望などを記載する部分となります。

この部分は利用契約などにも大きく関わる生活相談員が記載をすると効率性があがる可能性があります。

その他の記載部分では、運動時のリスク項目やプログラム内容、モニタリングなどは機能訓練指導員が記載をする。

記入漏れや3ヶ月ごとにちゃんと作成できているのか。などの書類管理は管理者が行うことや、管理者が機能訓練指導員である場合は、その他の介護スタッフが担うというのも1つの手段だと思います。

ただ注意しないといけないのは、自分のところだけやっておけばいいということではありません。冒頭にも書いたように、個別機能訓練計画書は「利用者ごとに心身の状況に応じた上で、他職種共同で作成をする」という目的が大前提にあります。

しっかりと話し合った上で、自分のところは責任をもって運用していくということが大事ですし、他職種でコミュニケーションをとって作成していくことでより良い計画書を作っていけるようになります。

それでは、以下に実際にリハプランを導入していただいている事業者さまの成功事例をご紹介したいと思います。

 

リハプランを導入していただいている「業務分担」が成功している実際の導入事例

上に書いたように、基本情報の部分とプログラム立案の部分、書類管理等々を職種ごとに分けて運用するケースはどの事業所もうまく運用できています。

実際の導入事例を2つご紹介しますので、参考にしてください。

まず、トータルリハセンター高根台様。こちらのエリアマネージャーである長谷川様にお話を聞いたところ、計画書作成や評価など、共同して行うべきところは共同して行いつつ、担当スタッフの役割を分担して運営することで計画書作成時間が20分から5分に短縮したと嬉しいお言葉をいただいております。
 

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計画書作成時間を大幅削減〜1枚「20分」から「5分」になりました〜


続いて、リハビリデイサービス銀齢様

代表の城後様のお話から、先ほど例にあげたように、基本情報部分と機能訓練の部分、管理部分を職種ごとに業務分担したことでスムーズに行えるようになったとお話をいただきました。このことから、現場スタッフの業務が定着したと嬉しいお言葉をいただいております。
 

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共に共通していることは「業務分担」です。

計画書作成の業務分担を行うことでうまく計画書の運用が行えています。また、これに加えさせていただきますが、リハプランのサービスは目標設定を加算ⅠとⅡで加算に沿った例文が出てきてコンプライアンスを重要視しています。

さらに、目標設定から自動で運動プログラムが立案されるシステムとなっており、居宅サービス計画書や興味関心チェックシートも簡単に入力できるようになっています。

これらが好循環を生み、スムーズな計画書作成と運用が行えています。

 

まとめ

今回この記事では「個別機能訓練計画書の業務分担」にフォーカスをあてて説明をしました。

計画書の作成というのは、個別機能訓練計画書のみならず、通所介護計画書など非常に業務負担が大きくなりやすい業務です。とはいえ、実地指導や監査では書類がとても重視されますので、正しい運用をしていく必要があります。

この記事で紹介させていただいた「職種ごとに計画書作成業務を分担する」ということを是非一度実践してみてください。

少しでも参考になれば嬉しいです。それでは、最後までお読みいただきありがとうございました。

 

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著者プロフィール

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Rehab for JAPAN代表取締役社長。法政大学大学院(CSR専攻)卒業し、政策学修士を取得。作業療法士として、在宅介護(通所介護・訪問看護)や医療機関(救急)など現場経験をした後、株式会社Rehab for JAPANを創業した。主な書籍として『幸せな職場の作り方』ラグーナ出版、2014(共著)などがある。

~筆者の想い~
介護報酬マイナス改定や職員不足など介護経営は厳しい時代です。介護事業所を強くし、安定した介護経営をしていくためには業務効率化のためのIT導入や集客アップのための営業戦略、他社サービスとの差別化などが重要です。介護経営者様・管理者様向けに「介護経営のノウハウ」や「介護マネジメント」についてわかりやすく解説します。

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