稼働率アップのための仕組みづくりに〜平均稼働率68%から90%へ大幅アップ〜

関東を中心にデイサービスを21店舗運営する、DSセルリア株式会社様。今回は、管理者の視点から「稼働率アップのための仕組みづくりで平均稼働率が68%〜90%に大幅アップ」という非常に興味深いノウハウについて、千葉県船橋市にあるトータルリハセンター高根台の管理者佐藤さんに取材させていただきました。

DSセルリア株式会社 トータルリハセンター高根台 様

店舗数:21店舗

定員数:18名

主なサービス提供時間:3−4時間

営業日:週5日

個別機能訓練加算の算定状況:導入前から個別機能訓練加算Ⅱを算定

機能訓練指導員の職種:理学療法士(PT)・看護師

はじめに

DSセルリア株式会社様が運営するリハビリ特化型デイサービス「トータルリハセンター(TRC)高根台」様は、前回の取材記事では、エリアマネージャーの視点から「書類業務が20分から5分に削減されたという記事」をご紹介させていただきました。

今回は、管理者の視点から「平均稼働率が68%から90%へ大幅にアップした」というお話をいただきました。

DSセルリア株式会社トータルリハセンター高根台の管理者である佐藤 洋輔 様にお話をお伺いしました。(インタビュー日時:2018年12月07日)
 

前回の記事はこちら
計画書作成時間を大幅削減〜1枚「20分」から「5分」になりました〜

 

【管理者就任当時の課題】"平均稼働率を上げることが課題だった"

管理者に就任をして、当時のデイサービスの課題はどういったことがあったでしょうか?

リハプラン 導入事例 千葉県船橋市 トータルリハセンター高根台

佐藤様:私が管理者に就任した当時、稼働率は68%あたりで平均で70%にいくかいかないかという状況でした。就任時、この稼働率はまだまだ伸ばせると思いましたし、稼働率を上げることが一番の課題だと考えました。
 

なぜ着目したのが稼働率だったのでしょうか?

佐藤様:以前の職場もデイサービスで管理者をしていまして、数字は運営をするにあたり、管理者として外せない部分だと思います。

ただ、当初は稼働率というよりも「参加率」の90%を目指そうとやっていました。ある程度参加率90%が保たれるようになった時点で「稼働率」に目を向けていくようにしました。

参加率とは、今来ていただいている利用者さまを安定してセンターに来ていただくということで、そこが安定してから次のステップを踏もうかなと考えました。

いきなり稼働率をアップさせてしまうと、中で働くスタッフが追いつかないという状況が出てきてしまうという恐れがあるので、まずは参加率をということで進めました。

お陰様で、​今は平均で85%~90%の稼働率となっています。

 

【稼働率アップに効果があった取り組み】"担当者会議への積極的な参加・利用者さまの口コミ"

効果があった取り組みはどんなことがあったのか、教えられる範囲で教えてください。

リハプラン 導入事例

佐藤様:私が一番意識して取り組んだのが、サービス担当者会議でした。

ケアマネさんから担当者会議に呼ばれたら必ず参加するようにしました。予定が詰まっていたとしても、5分でも10分でも顔を出すだけでも意識して出席をするようにしました。

ケアマネさんと直接顔をあわせることができますし、こういうのが一番の営業になって稼働率につながると考えています。

もしどうしても担当者会議に出席することができない場合は、担当者会議の照会内容の返事をできるだけ即日回答にするとか、電話の折り返しをすぐにするなど、こういった小さな積み重ねが大きいと思うので、意識してフットワークを軽く動くように心がけています。

 

その他にも何かあれば是非教えてください。

佐藤様:実際にデイサービスに通っていただいている利用者さまの声、口コミが一番効果があると思います。

無理に何でもやりますというのではなく、できないものはできないとちゃんとお伝えします。ただ、希望することに対してうちの事業所ができることはしっかりと提案させていただいて、どういうサービスを望んでいるのかご本人やご家族から聞いてそれに対して取り組むようにはしています。

この他には、センター内の整理整頓や運動をしやすい環境づくりを考えています。なるべく無駄なものは置かないようにして、環境整備をしっかりすることで良いイメージをしてもらうえるように心かげています。

実際に利用者さまやご家族がセンターに見学にきていただいて、決めてくれた理由に「一番綺麗だったから」という言葉もいただいています。少なからず、汚いよりは綺麗な方がいいですからね。

リハプラン 導入事例 千葉県船橋市トータルリハセンター高根台
※センター内は整理整頓され、広い空間で利用者さまが気持ちよさそうに運動をされていました。

 

逆にこれはあまり効果がなかったということはありましたか?

佐藤様:外回りの営業は実際にあまり効果はないかなと思います。というのも、実際に営業に行ってもケアマネさんも忙しく事業所にいなかったりすることも多いですし、おそらく7割くらいは会えないのが現状です。そこは効率が悪いように思います。

また、管理者が日中に外回りに出てしまうと、利用者さんと顔を合わせる時間も短くなりますし、書類もたまったり、電話対応ができなくなったりと、あまりいいことはないように思います。ですので、最初に就任の挨拶に外回りをしたくらいで、今は殆ど外営業はしていません。

それよりは、先ほども言ったのですが、担当者会議にしっかりと出席することだったりすることが大事なことだと考えています。

 

【ケアマネへの営業で効果があったこと】"どういう変化があったのかグラフ化した資料を提供"

実際にケアマネさんにお会いする中で、営業効果があったと感じることはありますか?

リハプラン 導入事例 千葉県船橋市 トータルリハセンター高根台

佐藤様:数字やグラフで示すことが一番営業効果が高いと思います。ただ、営業効果があっても費用対効果がないと意味がないというのもあると思っていて、以前使用していた機器があるのですが、それを用いた効果を書類にしてケアマネさんにお渡ししていました。

約120名分書類を作成しないとならないので、それが非常に業務負担になっていました。

その点、リハプランは簡単にグラフ化することができるのでとてもいいですね。ただ、今の所まだ導入して数ヶ月しか経っていないのでお渡しできていないのですが、だいぶ書類もできてきたので、今後はこういった書類を営業効果につなげていけるように活用していきたいと思っています。

専門的な内容をケアマネさんに見せるよりも、どういう変化があったのか端的に説明できるもののほうが営業効果が高いと思いますし、専門用語をなるべく使わないで済むほうがよいのでそういった点でリハプランは営業の引き合いにはもってこいのような感じがします。

実際に、計画書やモニタリング書類の作成に以前は1枚20分かかっていたのが、5分に短縮されたという実績もあるので、明らかに業務負担の軽減には間違いなくつながっています。

 

【利用者さまの口コミで効果があったこと】"個別の運動プログラムの提案と運動指導"

リハプランを導入してから、どのように活用されていますか?また、これからどのように活用していきたいと考えているか教えてください。

リハプラン 導入事例 千葉県船橋市 トータルリハセンター高根台

佐藤様:
センターのこれまでの特徴である口腔ケアに加えて、個別の運動指導を追加できるようになっています。

運動メニューに写真と解説が出ているので、利用者さまやスタッフへの説明が分かりやすく行え、ケアマネさんにも見せることができるので、スタッフがうまく使いこなせるようになればよりセンターの強みになり付加価値にもなると思います。

今も月に1回は自宅でできる運動を印刷して利用者さまにお渡しはしているのですが、実際にやっているかを聞くとなかなか難しいというのが現状で、その方に合った運動プログラムをしっかりとご提案できれば、もう少し自宅でも運動機会が増えるのではないかと期待しています。

センターで個別の運動プログラムを実践してもらい、運動の定着ができれば自宅でも率先してやってくれるようになるのではないかと考えています。

こういうことを続けていけるとまた口コミで広がり、稼働率90%台の安定と、さらなる稼働率向上が見込めるのではないかと考えています。

また、担当者会議で個別機能訓練加算Ⅱの計画書の目標をどうするか?という話題にもよくなるのですが、ここに対してしっかりと返事ができないといけないので、そういう意味でもリハプランにはたくさん例文もあって答えやすいので非常にイメージしやすくて助かっています。

リハプランを使うことで知識が増えていくというのも非常に魅力ですね。

 

【リハプランへの今後の期待】"請求やその他の加算にも使えるようになると嬉しい"

佐藤様:先日、計画書の中に中止者欄ができたのが非常に助かりました。リハプランは少しずつ改良されているので非常にありがたいです。ちょっとしたことですが、こういう細かなところが大変助かっています。

リハプラン 導入事例 千葉県船橋市 トータルリハセンター高根台

今後の期待としては、今、自社のエクセルに請求ソフト、その他にも口腔の資料管理も作っていたりと、リハプランを入れると4つの媒体を使っています。

この管理は正直大変な部分もありますので、一元化されたり、少なくとも2つの媒体で管理できるようになると助かるというのが正直なところです。

ですので、リハプランでやれることが増えてくれるととても嬉しいです。笑

 

【こんな事業所におすすめ】"専門的・個別の運動提案をしたい事業所におすすめ"

佐藤様:専門的で且つ個別的な運動提案をしたい場合にリハプランはとてもおすすめなので、小さい事業所やリハビリの専門家がいないところのデイサービスにはとてもおすすめです。

 

ーー 佐藤様、本日はお忙しい中、本当にありがとうございました!

 

事業者さま情報

リハプラン 導入事例 千葉県船橋市 トータルリハセンター高根台

トータルリハセンター高根台

URL:http://www.dentalsupport.co.jp/business/total-rehacentre.html?utm_source=kd

住所:千葉県船橋市高根台7−17−5

電話番号:047ー469ー1661

 

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著者プロフィール

author

リハビリ専門職(作業療法士)として、回復期リハビリテーション病院や救急病院、訪問リハビリに勤務し、医療・介護現場の幅広い分野を経験。現場のリハビリテーションを技術を高めるため研修会を立ち上げ、これまでに100名規模の研修会も開催された。現在は、「職種を越えたリハビリ介護を実現する」をテーマに、リハプランの専属ブロガーとして活躍中。作業療法士の専門性を活かして、介護事業所で算定できる加算・減算の中でも「個別機能訓練加算」について算定要件や計画書の書き方、機能訓練プログラムについて執筆している。

〜筆者の想い〜
通所介護事業所(デイサービス)の約8割は、リハビリ専門職(理学療法士、作業療法士、言語聴覚士)が不在のため、看護師や柔道整復師、あん摩マッサージ指圧師が機能訓練を実施しているのが現状です。機能訓練指導員が、高齢者にあった最適な運動を提供するために必要なノウハウをわかりやすく解説します。

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