計画書作成時間を大幅削減〜1枚「20分」から「5分」になりました〜

今回は、DSセルリア株式会社 トータルリハセンター高根台で機能訓練に携わる 介護事業部千葉エリアマネージャーの 長谷川 実香 様にお話を伺わせていただきました。個別機能訓練加算支援ツールのリハプランを導入し、1枚「20分」かかっていた入力作成業務にかかる時間が1枚「5分」に削減できました。

DSセルリア株式会社 トータルリハセンター高根台 様

店舗数:21店舗

定員数:18名 

主なサービス提供時間:3-4時間

営業日:週5日

個別機能訓練加算の算定状況:導入前から個別機能訓練加算Ⅱを算定

機能訓練指導員の職種:理学療法士(PT)、看護師

はじめに

DSセルリア株式会社様が運営するリハビリ特化型デイサービス「トータルリハセンター(TRC)」は、フィットネスジムのようなリハビリ特化型サービスのため、比較的介護度の低い方が多く和気あいあいとした雰囲気です。

定員数は、18名×18名の2単位制に分け、利用者さま一人ひとりに合わせて効果的な運動を提供しておられます。

短時間の提供時間の中、多職種で情報共有と分業をし、レッドコードやマシンなども用いながら利用者さまが安心して機能訓練に取り組める時間を長く設けているのが特徴です。
 

以前から個別機能訓練加算を算定していたものの、計画書作成業務などに非常に時間がかかることが課題となっており、その解決のためにリハプランをご導入いただきました。

今回は、DSセルリア株式会社 トータルリハセンター高根台(以下、TRC高根台)で機能訓練に携わる介護事業部千葉エリアマネージャーの長谷川 実香 様にお話をお伺いしました。(インタビュー日時:2018年08月27日)

【導入前のお悩み】"計画書やモニタリング作成に20分以上かかっていた"

先ずは、リハプランを導入するきっかけをお聞かせください。

長谷川様:3店舗のマネージャーとして店舗を回りながら個別機能訓練加算を算定していたため計画書作成業務に非常に時間がかかっていました。

TRC高根台では、短時間のデイサービスですが、利用者さまの機能訓練に十分な時間をとり、健康増進を支えています。


※TRC=トータルリハセンター

利用者さまと向き合う時間を増やすためにも時間の捻出が課題となっており、特にモニタリング報告書については時間がかかる業務となっていたため課題を感じていました。

そんなときに統括部長よりリハプランという個別機能訓練加算支援ツールがあることを教えてもらい、これは使えそうと思い相談させていただきました。

 

【導入の効果】"計画書作成時間を5分に削減することができた"

実際にリハプランを導入して、どのような効果がありましたか?

長谷川様:エクセルで作成管理していた計画書作成時間が1枚20分から1枚5分ほどになり、書類作成時間を大幅に削減できました。

また、日常生活動作や身体機能評価が見える化でき、毎月作成するモニタリング報告書が具体的かつ効率的に作成できるようになりました。

この計画書・報告書作成時間を大幅に削減できたことは、業務効率がよくなり、生産性もあがって本当に大きかったです。


TRC高根台では、午前・午後の2回転のため、利用者総数は120名ほどになります。

そのため、ひと月あたり40名程度の計画書作成が必要になり、計画書作成だけでも「約13時間」がかかっていました。

リハプラン導入後は、計画書作成時間が最短で5分で可能になったので「約10時間の書類業務が削減」され、スタッフもご利用者様とのリハビリ時間に割くことができるようになっています。

【運用のポイント】"スタッフ間での分業が業務効率化に有効だった"

リハプランを運用するにあたり、トータルリハセンター高根台さんで実践している運用ポイントがあれば教えてください。

長谷川様:リハプラン導入時、全スタッフでのキックオフミーティングを行いました。キックオフミーティングを行うことで、現状の書類業務時間の課題をリハプランを導入することでどのように解決できるのかが明確になり、施設での意思統一ができました。

その後は、計画書作成や評価など、共同して行うべきところは共同して行いつつ、担当スタッフの役割を分担して運営したことで、スムーズに導入が進んだと思います。

個別機能訓練加算については、機能訓練指導員が負担が多くなると思いますが、TRC高根台では、各職種によって役割を分担して作成するようにしました。



具体的には、基本情報の入力を「相談員」、計画書入力作成を「機能訓練指導員」、書類管理を「介護スタッフ」と役割分担を決めて運用しています。

特に、ケアマネとのご連絡は相談員の仕事ですので居宅サービス計画書(ケアプラン)からの基本情報入力を相談員に実施してもらい、その後に機能訓練指導員が中心となり計画書作成をする流れがポイントです。

この運用方法にしてからは、全てのスタッフが機能訓練に関わっていけるようになったと実感しています。

さらに、身体機能の評価項目については、今までの評価項目から変更するタイミングだったので、身体機能評価の項目をリハプランで推奨している項目に統一し、介護職員で測定をしてもらえるようになってます。

 

【リハプランに期待すること】"バージョンアップにワクワクしています"

今後リハプランに期待することがあれば、是非教えてください。

長谷川様:サポートスタッフの皆さんが「現場スタッフの意見をどんどんください」とおっしゃってくださり、実際に「まとめて印刷」「評価の選択」などを随時バージョンアップしていただけていると実感します。

日々より良くなっていくリハプランのサービスにワクワクしています。

未だにエクセルで管理しているアセスメントシートや送迎表、緊急時連絡先などがあるので、この書類管理もリハプランで管理できるようになるともっと使いやすくなると思います。今後のサービスに期待しています。

 

【こんな事業所におすすめ】"一人で書類作成・管理業務をしている事業所におすすめです"

それでは最後になりますが、リハプランはどんな事業者さんにおすすめか、是非教えてください。

長谷川様:リハビリ専門職(PT・OT・STなど)が一人で個別機能訓練計画書作成や書類の管理業務を行なっている事業所も多いと思います。

リハプランにより計画書作成時間を短縮できることはもちろんのこと、書類業務が見える化できるので管理業務の短縮、基本情報の入力や評価の入力など他職種と協同した運用がしやすくなります。

今まで機能訓練指導員が一人で評価、書類作成、管理業務をおこなっていたデイサービスにオススメです!

 

ーー長谷川様、本日はお忙しい中、本当にありがとうございました!

 

事業者さま情報

トータルリハセンター高根台

住所:千葉県船橋市高根台7−17ー5

電話番号:047ー469ー1661

 

\リハプランを詳しく見てみる/
 

お問い合わせはこちら

 

他事業所の導入事例を見る

利用者さま・ご家族の満足度アップ  〜個別プログラムで笑顔が増え、積極的に運動をするように〜(有限会社アンダンテ様)

実地指導も難なくクリア 〜リハビリ職でなくても簡単に計画書を作成できるようになった〜(株式会社ユタカメディカシステムズ様)

導入1ヶ月で60万円の収益アップ〜実地指導もクリアし、安心して個別機能訓練加算を算定〜(リハビリデイサービス銀齢)

稼働率アップのための仕組みづくりに〜平均稼働率68%から90%へ大幅アップ〜(トータルリハセンター高根台)

 

著者プロフィール

author

大屋 祐貴

リハビリ専門職(作業療法士)として、回復期リハビリテーション病院や救急病院、訪問リハビリに勤務し、医療・介護現場の幅広い分野を経験。現場のリハビリテーションを技術を高めるため研修会を立ち上げ、これまでに100名規模の研修会も開催された。現在は、「職種を越えたリハビリ介護を実現する」をテーマに、リハプランの専属ブロガーとして活躍中。作業療法士の専門性を活かして、介護事業所で算定できる加算・減算の中でも「個別機能訓練加算」について算定要件や計画書の書き方、機能訓練プログラムについて執筆している。

〜筆者の想い〜
通所介護事業所(デイサービス)の約8割は、リハビリ専門職(理学療法士、作業療法士、言語聴覚士)が不在のため、看護師や柔道整復師、あん摩マッサージ指圧師が機能訓練を実施しているのが現状です。機能訓練指導員が、高齢者にあった最適な運動を提供するために必要なノウハウをわかりやすく解説します。

デイサービスメソッドを無料プレゼント!

デイサービスメソッドは、リハプランで扱っているデイサービスのノウハウを体系的にまとめたもので、ご利用者を元気にするためのメソッドです。 7章構成となっており、介護士やリハビリ担当者がすぐに現場で使えるハウツーだけでなく、マニュアルやリスク管理、営業等の管理運営のお役だち記事も入れ込んでいます。

資料請求、ご質問など
なんでもご相談ください。

必須会社名・所属団体名
必須お名前
必須電話番号
任意メールアドレス
任意自由記入欄